Taken en verantwoordelijkheden 2018-2020

Inleiding

Voor u ligt het voorstel tot taken en verantwoordelijkheden 2018-2020 van de Belangenvereniging Donderen (BVD). Dit voorstel is opgesteld omdat een aantal bewoners van Donderen heeft aangegeven graag meer inzicht te willen hebben in de taken en bevoegdheden van de BVD. Hierdoor kunnen leden van de BVD beter inschatten of ze een bestuursfunctie ambiëren. Dit voorstel geeft de richting aan voor de inzet van de BVD voor de komende jaren.

In dit voorstel zal beschreven worden wat de taken zijn van de bestuursleden van de BVD. Als basis voor de taken en bevoegdheden van de BVD zijn de statuten gebruikt (klik op statuten voor inzaga daarin).

Daarnaast bevat dit voorstel een overzicht van werkzaamheden die de BVD in de periode 2018-2020 wil behandelen en de projecten die in deze periode lopen.

Bestuurstaken omzetten in deelprojecten?

Naar blijkt, vindt de BVD wel mensen bereid om specifieke klussen op te knappen, maar willen slechts weinigen zich binden voor de termijn die een bestuursfunctie meestal vereist. Op het moment kunnen we slechts enkele bestuursfuncties bemensen.

Indien de BVD Donderen wil blijven steunen, dan zullen we een deel van de taken en verantwoordelijkheden moeten omzetten in projecten van korte duur. Het dagelijks bestuur zou zich dan vooral moeten toeleggen op coördinatie, procesbewaking en werving voor vrijgevallen posten.

Doelen BVD 2018-2020

Citaat uit de statuten: “De vereniging stelt zich ten doel de behartiging van de algemene belangen van het dorp Donderen.”  De kapstok, hoofddoel van de BVD is het  leefbaar houden van het dorp, opkomen voor de belangen van het dorp.

Zelfredzaamheid en burgerparticipatie zijn termen die steeds belangrijker worden. Gemeente Tynaarlo zal zich steeds meer terugtrekken. Een aanvullend doel is ook om bewoners zolang mogelijk op een humane wijze in het dorp te houden waar ze geboren/ getogen zijn. Meer zorg voor elkaar is nodig om dit te kunnen realiseren. Het dorp is iedere bewoner, we moeten ons ook richten op Naoberschap, hoe help je, je buren om in het dorp te blijven wonen, waar kun je hulp bieden als geheel. De kwaliteit van het dorpsleven staat voorop.

Functies en taken binnen de BVD

Hieronder worden de functies en de bijbehorende taken beschreven van het dagelijks bestuur, uitgaande van een volledig bezet bestuur.

Voorzitter:

  • Voorzitten van de vergaderingen
  • Spreekbuis tijdens externe contacten
  • Gezamenlijke belangenverenigingen Overleggroep Tynaarlo (GBOT)
  • Bestuurlijk overleg kleine dorpen (BOKD)
  • Optreden bij geschillen met dorpelingen, spreekbuis namens bestuur

Secretaris:

  • Opstellen (jaar)agenda
  • Schrijven notulen en jaarverslag
  • Verspreiden vergaderstukken
  • Afhandelen externe correspondentie

Penningmeester:

  • Verantwoordelijk voor het financiële beheer van de BVD
  • Ledenadministratie
  • Bijhouden inkomsten uit contributies en oud papier
  • Afsluiten en beheren contracten met adverteerders Donderblik
  • Automatische incasso’s
  • Opstellen financieel jaaroverzicht

Overige taken:

  • Organiseren inzameling oud papier
  • Jeugd- en kinderwerk
  • Communicatie eigen media
  • Vastleggen historie Donderen
  • Ruimtelijke ordening
  • Voorzieningen in het dorp
  • Leefbaarheid
  • Aanspreekpunt voor derden

Uitwerking werkzaamheden BVD

Externe contacten

De bestuursleden van de BVD hebben contacten met:

  • Gemeente Tynaarlo (o.a. over Infrastructuur, nieuwbouw, onderhoud voorzieningen).
  • Gezamenlijke belangenverenigingen Overleggroep Tynaarlo (GBOT). Dit is een overlegorgaan dat alle buitendorpen in de gemeente Tynaarlo vertegenwoordigt met uitzondering van de drie hoofddorpen Eelde, Vries en Zuidlaren en komt 2 keer per jaar bijeen.
  • Brede Overleggroep Kleine Dorpen (BOKD). BOKD ondersteunt ruim 130 dorpsbelangenorganisaties en dorpshuizen in kleine dorpen in Drenthe, organiseert bijeenkomsten en workshops en cursussen en geeft advies.
  • Samenwerking met andere verenigingen binnen Donderen, bijvoorbeeld met verenigingen in gesprek over de website.

Taken

Onderstaande taken zijn doorlopend.

  • Organiseren inzameling oud papier : elke 2e zaterdag van de maand (met uitzondering van de maand augustus) staat er een papiercontainer in het dorp. Tussen 10.00 en 12.00 uur zijn er 2 stapelaars aanwezig.
  • Jeugd en kinderwerk : voor de kinderen in de leeftijd van 4 tot en met 10 jaar is vrijwel elke laatste zaterdag van de maand de kinderclub. Voor de kinderen in de leeftijd van 10 tot en met 15 jaar is vrijwel elke vrijdagavond van 19.00 tot 21.00 uur de jeugdsoos open. De kinderclub en de jeugdsoos maken gebruik van een ruimte bij Eetcafé Hoving.
  • Communicatie eigen media: website en donderblik: de website geeft informatie over Donderen en haar verenigingen. Donderblik is een informatieve krant van en voor inwoners van Donderen. Donderblik wordt maandelijks opgesteld en huis-aan-huis verspreid. Oud inwoners van Donderen die de Donderblik graag per post of mail ontvangen, kunnen dit tegen betaling ontvangen.
  • Social media: Donderen heeft een eigen Facebook pagina, deze is niet in beheer van de BVD. Wel staat de BVD open voor het plaatsen van berichten hierop.
  • Vastleggen historie Donderen: Werkgroep Oud Donderen (WOD) is onderdeel van de BVD. De WOD geeft 1 keer per jaar een terugkoppeling aan de BVD voorafgaand aan de Algemene Ledenvergadering.
  • Ruimtelijke ordening: hieronder vallen (nieuw)bouwprojecten, infrastructuur en hierover contact onderhouden met de gemeente.
  • Voorzieningen in het dorp: hieronder valt bijvoorbeeld speeltuin, verlichting, brievenbus en de bushalte (deze blijft tot 2020).
  • Leefbaarheid: lief en leed (kaartje bij overleiden/geboorte), Noaberschap, opschoonactie.
  • Aanspreekpunt voor derden

Projecten

  • Leefbaarheidsonderzoek: het leefbaarheidsonderzoek heeft in 2014-2015  plaats gevonden. Onderdelen uit dit onderzoek kunnen projectmatig opgepakt worden.
  • Gemeenschapsvoorzieningen: Glasvezel, een aantal inwoners van Donderen trekt dit, AED, twee keer per jaar wordt een cursus aangeboden.
  • Groningen Airport Eelde (GAE): de vereniging omwonenden luchthaven Eelde (VOLE) volgt het verkeer en overlast.
  • Leefbaarheid: opzetten hulpdiensten (boodschappen, mobiliteit) mogelijk in samenhang met Vrouwen van Nu.
  • De BVD is aanspreekpunt bij de kwaliteit van leven, bv mogelijke aardbevingsperikelen.

Samenwerking met andere verenigingen in Donderen

Specifieke afspraken maken met: Vereniging voor Volksvermaken (VVV), IJsvereniging de Kwabben, Vrouwen van NU

In de komende jaren onderzoeken hoe we elkaar kunnen ondersteunen en waar we elkaar kunnen vinden in de samenwerking.

Projectgroepen

In onderstaande tabel de reeds bestaande projectgroepen.

 

Projectgroep Leden
Werkgroep Oud Donderen Gerard Sandker, Rob Vleesblok, Hillebrand Keun, Jans van der Velds, Mina Tienkamp, Janke Tolner, Jan Boer
Glasvezel Alex Leuning, Hans Roos, Ids Attema, Jan Hoving
Donderblik Hanneke Timmer, Helen ten Böhmer, Resi Stevens, Maria Margés,  Fenna Venhuizen, Gerard Lukassen
Website Sonja Corsmit, Marijke Hermans
Oud papier Fenna Venhuizen
AED Margriet Kiesouw
Kinderclub Monique Fonk, Janet Stoffers
Jeugdsoos Annemiek Heikamp, Tea Lindeman, Harma Fonk
Vereniging omwonenden luchthaven Eelde (VOLE) Roel Velthuijs
Jaarlijkse opschoonactie Yvonne Knol
Ledenadministratie Jasmijn Kuipers
Speeltoestel centrum Donderen Elisabeth Koops, Yvonne Knol, Kasper Heikamp

Praktische zaken

In principe vergadert het bestuur van de BVD 1 keer per maand. De vergaderlocatie is bij voorkeur bij 1 van de bestuursleden thuis.

De agenda voor de vergaderingen kent een aantal vaste onderwerpen. Afhankelijk van de actualiteit of de behoefte om onderwerpen te bediscussiëren kunnen hierin wijzigingen/aanvullingen worden aangebracht. Afhankelijk van te bespreken projecten zullen daarbij betrokken gesprekspartners worden uitgenodigd. De agenda inclusief eventuele vergaderstukken zal in principe een week voor de vergadering worden opgesteld en via mail worden verspreid door de secretaris.

In ieder geval 4 keer per jaar wordt een formele vergadering gevoerd en halfjaarlijks worden de financiële cijfers besproken. De andere vergaderingen kunnen benut worden om de afgesproken doelen te realiseren. Ook kleine doelen zijn belangrijk. Het is belangrijk om aan inwoners te laten zien wat is gerealiseerd.

Er wordt naar gestreefd de notulen een week na de vergadering te verspreiden.

Rooster van aan- en aftreden

Bestuursleden hebben in principe zitting voor 3 jaar. Na deze periode kan een bestuurslid maximaal 2 keer voor 2 jaar herkozen worden. De bestuursleden treden af volgens een door het bestuur op te stellen rooster en wel zodanig, dat van het zittende bestuur nooit meer dan 1 lid tegelijk aftreedt tenzij in vervanging is voorzien.

Betrokkenen van projecten hebben zitting voor de duur van hun project.

Introductie nieuwe bestuursleden

Nieuwe bestuursleden die zijn gekozen, moeten goed worden ingewerkt tot zij zelfstandig kunnen functioneren. Het opvolgende bestuurslid moet bij voorkeur 2 keer een vergadering bijwonen alvorens zelfstandig te kunnen functioneren. Met het nieuwe bestuurslid moet worden doorgesproken wat er het afgelopen jaar behandeld is en wat de verschillende functies van de andere leden zijn. Het bestuurslid dat wordt opgevolgd, zorgt ervoor dat hij of zij zijn administratie overdraagt aan het nieuwe bestuurslid. Het moet duidelijk zijn wat er van het nieuwe bestuurslid verwacht wordt. Een vergelijkbare regeling is nodig voor overname van functies in projecten.

Webmail

Belangrijk is om de nieuwe manier van mail te hanteren. Dan is het veel makkelijker kennis/ kunde over te dragen en is mail historie behouden. De bestuursleden maken gebruik van de webmail van @donderen.nl.

Financiën

De financiële verantwoording van de BVD loopt via de jaarrekening die gepresenteerd wordt in de Algemene Ledenvergadering (ALV). Tijdens de ALV wordt verantwoording afgelegd aan de leden.